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APIOS / SistemaAutocontrole e qualidade

Plano de autocontrole

O autocontrole sai das pastas e entra na rotina.

PACs, POPs, planilhas, checklists e não conformidades ficam no sistema, ligados aos registros que comprovam cada um. Com vigência, revisão e o visto do Responsável Técnico.

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Hierarquia documental

PACs e planilhas em árvore.

Cada PAC com os seus POPs e planilhas, em níveis, com código encadeado. A situação de cada documento é calculada pelo sistema.

  • Revisão e vigência: vigente, a vencer, vencido, sem vigência ou permanente.
  • Licenças de terceiros: alvarás, aferição de balança, licença ambiental, com emissor, número e validade.
  • Pendências documentais: documentos vencidos e planilhas sem campos, sem periodicidade ou sem vínculo.
  • Arquivo do documento anexado, com referências cruzadas entre documentos.

Planilha ↔ registro

Cada planilha sabe qual registro a alimenta.

Uma planilha preenchida no sistema declara qual registro a alimenta (recebimento, lote, produção, análise, expedição, movimentação) e o que ela abrange.

  • O PDF de cada registro sai com o título, o código e a revisão da planilha no cabeçalho.
  • Um recebimento misto (mel + embalagens) sai com uma folha por planilha, cada uma só com os seus itens.
  • Cada seção de formulário pode ser ligada a uma planilha, e só aparece na folha dela.

Checklists

Verificações no celular, passo a passo.

O checklist é preenchido por página, no chão de fábrica, com um toque por item.

  • Tipos de checklist com campos, seções, passos e periodicidade: diário, semanal, mensal.
  • Conforme e Não Conforme com cores, e justificativa obrigatória quando há NC.
  • Alerta de vencimento do preenchimento para quem preenche, na própria página.
  • Forma de preenchimento: no sistema, em papel ou gerado por módulo.

Itens de exemplo. Os campos de cada checklist são configurados pela empresa.

Exemplo fictício.

Não conformidades

Toda NC vira ação, e a reincidência aparece.

Toda resposta “Não Conforme”, em qualquer formulário, vira uma NC rastreável, com a constatação, a ação corretiva, o responsável e o prazo.

  • Painel com NCs em aberto, por mês e por reincidência.
  • O mesmo item repetido mostra que a ação anterior não resolveu a causa.
  • Abas de NCs em aberto, checklists preenchidos e ações tomadas, com busca e filtros.

Parâmetros técnicos

Cadastrado uma vez. Mudou o valor, muda em todo lugar.

Limites e critérios técnicos são cadastrados uma única vez e citados nos formulários e documentos por uma chave.

  • Parâmetro pendente de decisão aparece em destaque como “a definir”, para ninguém usar um valor não aprovado.
  • Coluna Usos: onde cada parâmetro é citado.
  • Importação e exportação por planilha, com pré-visualização linha a linha.
  • Umidade máxima{{param.umidade_max}}Definido
  • HMF{{param.hmf_max}}Definido
  • Temperatura máxima de aquecimento{{param.temp_aquecimento}}Definido
  • Cloro da água{{param.cloro_agua}}A definir
  • Malha de filtro{{param.malha_filtro}}Definido

Exemplos de parâmetros e de chaves. Os valores ficam no cadastro de cada empresa.

Visto do RT

O Responsável Técnico aprova no sistema.

Visto nos registros com quem aprovou, quando e sobre qual documento, e histórico completo, inclusive de aprovações refeitas. A fila “Assinar RT” mostra o que aguarda aprovação.

Para a fiscalização

A hierarquia documental em um PDF.

Resumo, guia de leitura (“como ler este documento”), hierarquia completa e campo de visto do RT e do fiscal. Pronto para entregar na visita.

Ver documentos para o fiscal

Veja o seu plano de autocontrole dentro do APIOS.

Na demonstração, montamos um PAC com as suas planilhas e mostramos o checklist, a NC e o PDF que o fiscal recebe.

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